3 Auftrag

Dieser Abschnitt beschreibt das Anlegen eines Auftrags, und die Auswertung von Auftragsbestand, Kontingentstand und Tätigkeiten.

3.1 Auftrag - Auftragsdaten

(Skriptname: /cgi-admin/update_order_data.cgi).
Mit diesem Skript können die Daten von Aufträgen gepflegt werden. Der Aufruf des Skripts geschieht durch Anklicken des Links "Auftragsdaten" auf der Startseite im Menüpunkt "Auftrag".

3.1.1 Neuen Auftrag eingeben

Nach Aufruf des Skripts erscheint im oberen Teil der Seite ein Eingabeformular für die neue Auftragsnummer und ein Button "Neuen Auftrag anlegen" zum Absenden der Eingabe. Eine gültige Kundennummer besteht immer aus einem A gefolgt von 5 Ziffern, dann einem Bindestrich (-), wieder 5 Ziffern, noch ein Bindestrich (-) und dann 2 Ziffern. Die ersten 5 Ziffern weisen dabei auf die Kundennummer hin. Bei einer ungültigen Eingabe oder bei dem Versuch eine bereits verwendete Auftragsnummer zu verwenden wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Wenn eine gültige Auftragsnummer eingegeben wurde, wird ein Eingabeformular für alle weiteren Auftragsdaten gezeigt. Zwingend notwendig zum Anlegen eines neuen Auftrags sind die Angabe des Kundennamens, der Auftragsbezeichnung, des Kostenträgers und des Ansprechpartners bei e-trend. Durch einen Klick auf den Button "Auftragsdaten speichern" werden die Daten in der Datenbank abgelegt.

3.1.1.1 Eingabedaten

Rechnungsempfänger: Name und Anrede, wie sie später in der Rechnung stehen werden.
Zahlungsziel: Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung.
Reisekosten: Kilometerpreis, Aufschlag (0% falls kein Reisekostenzuschlag vereinbart wurde).
(Teil-)Projektleiter: Der Projektleiter erscheint als Ansprechpartner bei e-trend auf Tätigkeitsberichten und Rechnungen. Projektleiter und Teilprojektleiter können den Key-Account-Zugang von Trendy UMTS benutzen und haben dann Zugriff auf erweiterte Projektdaten.
Manntagesdefinition: Durch zwei Doppelpunkte voneinander getrennt kann hier die Anzahl der Stunden eingetragen werden, die als Grenzen für einen halben Manntag, einen Manntag, eineinhalb Manntage, sowie der Faktor für Arbeit an Feiertagen und am Wochenende.
Beispiel: Üblicherweise verwenden wir 2::6::20::1, d.h. ab 2 Stunden bis unter 6 Stunden wird ein halber Manntag abgerechnet. Ab 6 Stunden (bis unter 20 Stunden) wird 1 Manntag abgerechnet. Wochenendarbeit zählt einfach.
Status: Solange der Status eines Auftrags auf "laufend" gesetzt ist, können geleistete Zeiten auf ihn eingetragen werden. Ist der Status eines Auftrags dagegen "abgeschlossen", so geht das nicht mehr und der Auftrag wird nicht mehr im Auswahlmenü zum Eintragen der geleisteten Zeiten aufgeführt.
Datum der letzten Faktura: Wird automatisch gesetzt, sobald eine Rechnung zu diesem Auftrag geschrieben wurde.
Nachricht im Tätigkeitsbericht: Falls im Tätigkeitsbericht der jeweils aktuelle Kontingentstand aufgeführt werden soll, kann hier der gewünschte Text formuliert werden. Bei der Erstellung des Tätigkeitsberichts wird das Keyword DATUM ersetzt durch das aktuelle Datum und STAND durch den Kontingentstand am Ende des gewählten Zeitraums. Bitte auf Großschreibung der Keywords achten!

3.1.2 Neue Auftragsposten eingeben

Sobald die Auftragsdaten eingetragen sind, können Auftragsposten zum Auftrag gespeichert werden. Notwendige Werte sind der Postentyp und die Menge.

3.1.3 Aktualisieren von Auftragsdaten

Für die Aktualisierung von Daten zu laufenden Aufträgen gelangt man durch Klick auf die gewünschte Auftragsnummer zunächst auf die Übersichtsseite. Dort befindet sich unterhalb der Tabelle mit den Auftragsdaten ein Link "Editieren" der auf ein Eingabeformular, in dem die aktuell zum Auftrag gespeicherten Daten dargestellt sind, führt. Änderungen in diesem Eingabeformular werden durch einen Klick auf den Button "Auftragsdaten speichern" in der Datenbank abgelegt.

Bestehende Auftragsposten können durch Klick auf das "E" geändert (in der rechten Spalte der Auftragsposten-Tabelle) geländert werden. Sobald Zeiten auf diesen Auftragsposten fakturiert sind, ist es nicht mehr möglich, den Preis zu ändern!

Falls noch Daten (z.B. Auftragsposten) zu Aufträgen fehlen, wird der Trendy UMTS Administrator auf der Startseite des Skripts darauf hingewiesen.

3.1.4 Löschen von Auftragsdaten

Solange noch keine Zeiten auf diesen Auftrag eingegeben worden sind, können die gesamten Auftragsdaten (inklusive der Auftragsposten) gelöscht werden. Nach dem Anklicken des Links "Löschen" unterhalb der Tabelle mit den Auftragsdaten wird zur Sicherheit noch einmal die Korrektheit der Anweisung nachgefragt.

Bestehende Auftragsposten können durch Klick auf das "L" (in der rechten Spalte der Auftragsposten-Tabelle) gelöscht werden. Sobald Zeiten auf diesen Auftragsposten fakturiert sind, ist das Löschen nicht mehr möglich!

3.2 Auftrag - Auftragsbestand

(Skriptname: /cgi-admin/show_order_volume.cgi).
Mit diesem Skript kann der aktuelle Auftragsbestand ausgegeben werden. Der Aufruf des Skripts geschieht durch Anklicken des Links "Auftragsbestand" auf der Startseite im Menüpunkt "Auftrag".

Zu allen laufenden Aufträgen wird das Auftragsdatum, der Kundenname und der Betrag (falls ein Kontingent vorhanden ist), sowie die Summe der Beträge dargestellt. Die rechte Spalte gibt an, ob Faktura-Daten zu diesem Auftrag vorliegen. Durch einen Klick auf diesen Link wird der Kontingentstand des Projekts gezeigt. Mit dem Link auf der Auftragsnummer in der linken Spalte gelangt man auf die Übersichtsseite der Auftragsdaten.

3.3 Auftrag - Kontingentstand

(Skriptname: /cgi-admin/show_project_status.cgi).
Mit diesem Skript kann der aktuelle Kontingentstand zu laufenden Projekten dargestellt werden. Der Aufruf des Skripts geschieht durch Anklicken des Links "Kontingentstand" auf der Startseite im Menüpunkt "Auftrag".

Im Eingabeformular können eine oder mehrere Kunden und Auftragsnummern selektiert werden. Nach dem Klick auf den Button "Kontingentstand zeigen" sind die Daten pro Auftrag in mehreren Teilen dargestellt: Zuerst sind die allgemeinen Daten zum Auftrag (Kundenname, Projektname, etc.) aufgeführt. Mit einem Klick auf den Link auf der Auftragsnummer gelangt man auf die Übersichtsseite der Auftragsdaten.

In der folgenden linken Tabelle sind der Leistungsumfang sowie die bisher fakturierten Zeiten mit dem Datum der letzten Rechnung dargestellt. Die Differenz aus beiden Zahlen ergibt die Anzahl der noch nicht fakturierten Zeiten. Falls weitere Zeiten zu diesem Auftrag geleistet wurden, sind diese - sortiert nach Mitarbeitername, Monat und Tätigkeitsart - summiert in der rechten Tabelle wiedergegeben. Unterhalb der rechten Tabelle ist das Restkontingent berechnet. Falls geplante fakturierbare Zeiten vorhanden sind, werden auch diese dargestellt. In diesem Fall wird das Restkontingent inklusive dieser Zeiten ebenfalls berechnet und ausgegeben.

Ausnahme: Bei laufenden Aufträgen ohne Kontingent kann der Kontingentstand nur von geleisteten Zeiten ausgegeben werden.

3.4 Auftrag - Kontingentstand in Summe

(Skriptname: /cgi-admin/show_project_data.cgi).
Mit diesem Skript kann der Kontingentstand in Summe zu laufenden Projekten dargestellt werden. Der Aufruf des Skripts geschieht durch Anklicken des Links "Kontingentstand in Summe" auf der Startseite im Menüpunkt "Auftrag".

Nach der Auswahl der Projektgruppe, d.h. aller Aufträge, deren Auftragsnummer sich nur in den letzten beiden Ziffern unterscheiden, kann man sich die Summe des gesamten Kontingentstands zu einem zu wählenden Zeitpunkt ausgeben lassen. Im Menü für die Auswahl des Zeitpunktes sind alle Kalenderwochen aufgeführt, in denen für die Projektgruppe gearbeitet wurde. Standardmäßig ist jeweils die aktuellste KW voreingestellt.

Angezeigt wird dann die Summe der MT zum Ende der gewählten Kalenderwoche, aufgeschlüsselt nach den jeweiligen Auftragsnummern mit ihrer Auftragsbezeichnung, sowie die Summe über alle Auftragsdaten der Projektgruppe. Unterhalb der Tabelle befindet sich zudem ein Link mit dem ein Kontingentstandsbericht im PDF-Format erstellt werden kann. Die Sprache des Berichts (englisch oder deutsch) wird dabei je nach der Einstellung für den jeweiligen Kunden automatisch gesetzt.

3.5 Auftrag - Tätigkeiten

(Skriptname: /cgi-admin/show_activity.cgi).
Mit diesem Skript . Der Aufruf des Skripts geschieht durch Anklicken des Links "Tätigkeiten" auf der Startseite im Menüpunkt "Auftrag". Im dargestellten Eingabeformular kann der Zeitraum (Monat und Jahr) gewählt werden.

Dargestellt wird eine alphabetisch geordnete Auflistung der Mitarbeiternamen und ihrer Tätigkeiten. Pro Tag wird dabei jeweils ein Eintrag mit seiner Kurzform (F/f = Faktura (geplant); V = Vertrieb; I = Intern; U/u = Urlaub (geplant); S = Sonderurlaub; K = Krank; Z = unbezahlter Urlaub) dargestellt. Zur besseren Visualisierung gibt die Hintergrundfarbe der jeweiligen Tabellenzelle ebenfalls die Tätigkeitsart wieder. Der Kundenname des jeweiligen Projektes lässt sich in der Statuszeile des Browsers ablesen, wenn sich der Mauszeiger über dem Tabelleneintrag befindet.

In der Tabellenspalte ganz rechts wird die Anzahl der Tage des Monats für die ein Eintrag vorliegt gezeigt. In der Tabellenspalte rechts neben dem Namen steht ein "OK", falls alle Daten des Monats abgeschlossen sind, ein "-" falls dies nicht der Fall ist.

In der Zeile unterhalb der Seitenüberschrift ist ein Link auf die Tätigkeiten im vorherigen und nächsten Monat vorhanden, der die Navigation erleichtert.

Zur genauen Ansicht der Tätigkeiten eines bestimmten Mitarbeiters gelangt man durch Klick auf den Link des jeweiligen Mitarbeiternamens in der Übersichtstabelle.