5 Buchhaltung

Dieser Abschnitt beschreibt die Erstellung von Rechnungen, das Eintragen von Zahlungseingängen, die Darstellung der Daten im Rechnungsjournal und die Auswertung des Umsatzes und des Deckungsbeitrags.

5.1 Buchhaltung - Rechnung

(Skriptname: /cgi-admin/generate_invoice.cgi).
Mit diesem Skript können Rechnungen erstellt werden. Der Aufruf des Skripts geschieht durch Anklicken des Links "Rechnung" auf der Startseite im Menüpunkt "Buchhaltung".

Unter dem Punkt "Aufträge mit Faktura-Daten" sind alle Aufträge aufgelistet, für die aufgrund von geleisteten Zeiten eine Rechnung erstellt werden kann. Darunter sind alle laufenden Aufträge dargestellt. Die Auswahl einer Auftragsnummer geschieht durch Klick auf den entsprechenden Link. Die dargestellte Seite lässt sich unterteilen in die drei Bereiche Rechnungsposten, variable Rechnungsdaten und fixe Rechnungsdaten.

Mit einem Klick auf den Link "Rechnung erstellen" unten auf der Seite wird eine PDF-Datei generiert, die dann dem Kunden geschickt werden kann. Die Rechnungsnummer ist dabei eine laufende Nummer. Zudem werden alle Daten der Rechnungsposten als fakturiert markiert und damit abgeschlossen. Falls die Gesamtsumme negativ ist, lautet die Überschrift in der PDF-Datei automatisch "Gutschrift", ansonsten "Rechnung". Die erstellten PDF-Dateien sind im Verzeichnis /umts/rechnung/ abgelegt und können entweder von dort oder als Link aus dem Rechnungsjournal erreicht werden.

5.1.1 Rechnungsposten

In der obersten Tabelle werden die aktuell auf der Rechnung vorkommenden Rechnungsposten, die anfallenden Mehrwertsteuern und der Gesamtbetrag der Rechnung dargestellt.

Alle Rechnungsposten können durch Klick auf den Link "L" gelöscht und mit Klick auf "E" geändert werden.

5.1.1.1 Rechnungsposten aus Auftragsposten

In der oberen Tabelle sind alle Auftragsposten mit Bezeichnung, Typ, Nettoeinzelpreis, Menge und bereits fakturierter Menge dargestellt.

In der unteren Tabelle kann die Zuordnung der geleisteten Zeiten zu Auftragsposten und damit auch zu Rechnungsposten erfolgen. Für jeden am Projekt mit Faktura-Zeiten beteiligten Mitarbeiter ist in der Tabelle eine Zeile mit dem Namen, der geleisteten Arbeitszeit, dem Aufwand pro Manntag, sowie für jeden Auftragsposten eine Tabellenzelle vorhanden. Die Überschriften dieser Spalten sind zusammengesetzt aus der Bezeichnung, dem Nettoeinzelpreis und der noch fakturierbaren Menge. In den Tabellenzellen der Auftragsposten befindet sich ein Eingabefeld für die zuzuordnenden Manntage, falls eine Zuordnung noch erfolgen darf.

Es gibt zwei Möglichkeiten der Zuordnung von geleisteten Zeiten zu Auftragsposten. Falls die gesamte Dauer (2. Tabellenspalte) einem Auftragsposten zugeordnet werden soll, kann die Dauer einfach in die gewünschte Zelle des Auftragsposten eingetragen werden. Beim Speichern durch Klick auf den Button "Daten speichern" werden alle Zeiten automatisch diesem Auftragsposten zugeordnet.

Falls die geleisteten Zeiten nur teilweise, oder mehr als einem Auftragsposten zugeordnet werden sollen, gelangt man durch Klick auf den Link auf der Dauer (2. Tabellenspalte) auf ein Auswahlmenü, welches die erweiterte Zuordnung erlaubt. Dargestellt sind - nach Datum geordnet - die geleisteten fakturierbaren Zeiten des Mitarbeiters. Diese Zeiten können nun zeilenweise (de-)selektiert und/oder Auftragsposten zugeordnet werden. Achtung: Entweder muss für alle selektierten Daten ein Auftragsposten ausgewählt werden, oder für keinen! Durch einen Klick auf den Button "Daten speichern" werden diese Daten übernommen.

5.1.1.2 Sonstige Rechnungsposten

Im Eingabeformular zu sonstigen Rechnungsposten können alle weiteren zu fakturierenden Daten (z.B. Reisekosten) eingetragen werden. Zwingend notwendig ist eine Angabe einer Menge, sowie das Nennen eines Mitarbeiters oder einer Bezeichnung. Der Eintrag im Kommentar-Feld erscheint auf der Rechnung als erste Zeile des entsprechenden Rechnungsposten.

Reisekosten werden als solche erkannt, wenn die Bezeichnung mit "Reisekosten" beginnt. Falls der Kunde einen Reisekostenzuschuss zahlt, berechnet das Programm diesen dann automatisch.

5.1.1.3 Gutschrift

Falls bereits fakturierte Zeiten vorhanden sind, die dem Kunden gutgeschrieben werden sollen, können diese Daten im Auswahlmenü selektiert und mit einem Klick auf den Button "Daten speichern" markiert werden.

5.1.2 Variable Rechnungsdaten

Als variable Rechnungsdaten werden diejenigen Daten bezeichnet, für die Vorgaben (z.B. aus den Auftragsdaten) vorhanden sind, die aber für die Erstellung der Rechnung noch verändert werden können. Die aktuellen Werte sind in der Tabelle aufgeführt; zum Ändern gelangt man durch Klick auf den Link "Variable Daten editieren" auf das Eingabeformular der variablen Rechnungsdaten.

• Kommentar: Dieser Text erscheint nicht auf der Rechnung, sondern kann für interne Zwecke verwendet werden.
• Einleitungstext: Dieser Text steht auf der Rechnung oberhalb der Tabelle mit den Rechnungsposten.
• Abschlusstext: Dieser Text steht auf der Rechnung unterhalb der Tabelle mit den Rechnungsposten. Falls es sich um eine Gutschrift handelt, ersetzt dieser Text den Absatz, in dem das Zahlungsziel genannt wird.

Durch Klick auf den Button "Daten speichern" werden die Änderungen übernommen.

5.1.3 Fixe Rechnungsdaten

Als fixe Rechnungsdaten werden die Daten bezeichnet, die aus den Auftragsdaten für die Erstellung der Rechnung benötigt werden. Die Änderung dieser Daten ist nur durch die Änderung der Stammdaten zum Kunden und/oder der Auftragsdaten möglich.

5.1.4 Rechnungen wieder öfnen

Unten auf der Startseite befindet sich ein Link "öffnen" mit dem sich jeweils die letzte erstellte Rechnung wieder zur Bearbeitung öffnen lässt. Sämtliche Rechnungsposten sind dann noch wie sie eingetragen sind vorhanden, können jedoch wieder geändert werden.

5.2 Buchhaltung - Rechnungsjournal

(Skriptname: /cgi-admin/show_invoice_journal.cgi).
Mit diesem Skript kann das Rechnungsjournal ausgegeben werden. Der Aufruf des Skripts geschieht durch Anklicken des Links "Rechnungsjournal" auf der Startseite im Menüpunkt "Buchhaltung".

Im Eingabeformular können ein oder mehrere Kunden, sowie der Zeitraum selektiert werden. Nach dem Klick auf den Button "Rechnungsjournal zeigen" werden die im gewählten Zeitraum für den Kunden erstellten Rechnungen in einer Übersichtstabelle dargestellt. Die Daten sind dabei nach Rechnungsnummer absteigend geordnet. Gezeigt werden die Rechnungsnummer, das Mitarbeiterkürzel, der Kundenname, das Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, die Netto-, MwSt.- und Brutto-Preise, sowie das (letzte) Zahlungsdatum.

In der untersten Zeile stehen die Gesamtsummen in Euro. Mit der Rechnungsnummer in der ersten Spalte ist die Darstellung der Rechnungsposten verlinkt.

5.2.1 Rechnungsposten zu einer Rechnung

Wenn man vom Rechnungsjournal aus auf eine Rechnungsnummer klickt, wird eine Tabelle mit allen Rechnungsposten zu dieser Rechnungsnummer gezeigt.

5.2.1.1 Geleistete Zeiten zu einem Rechnungsposten

Wenn man aus der Darstellung der Rechnungsposten aus auf eine Rechnungsposten-ID klickt, wird eine Tabelle mit allen Tätigkeiten zu diesem Rechnungsposten gezeigt.

5.2.2 Zuordnung von geleisteten Zeiten zu einer Rechnung

Falls weitere geleistete Zeiten zu einem Auftrag vorhanden sind, befindet sich auf der Seite mit der Rechnungsposten-Tabelle unterhalb der Tabelle ein Link, mit dem diese Zeiten einem Rechnungsposten zugeordnet werden können. Der typische Einsatz für diese Funktionalität ist die Zuordnung von internen Tagen zu einem Rechnungsposten.

Im dargestellten Auswahlmenü kann optional jeder Eintrag einer geleisteten Arbeitszeit einem Rechnungsposten zugeordnet werden. Durch einen Klick auf den Button "Zuordnung speichern" werden diese Daten übernommen. Sie sind danach als geleistete Zeiten zu den Rechnungsposten aufgeführt und werden auch in der Deckungsbeitragsrechnung berücksichtigt.

5.2.3 PDF-Datei der Rechnung

Auf der Seite mit der Rechnungsposten-Tabelle befindet sich unterhalb der Tabelle ein Link auf die erstellte PDF-Datei der Rechnung. Durch Klick auf diesen Link kann die Rechnung noch einmal eingesehen werden und bei Bedarf ausgedruckt werden.

5.3 Buchhaltung - Offene Posten, Zahlungseingang

(Skriptname: /cgi-admin/show_open_items.cgi).
Mit diesem Skript können die offenen Posten ausgegeben und geleistete Zahlungen eingegeben werden. Der Aufruf des Skripts geschieht durch Anklicken des Links "Offene Posten, Zahlungseingang" auf der Startseite im Menüpunkt "Buchhaltung".

Im Eingabeformular können ein oder mehrere Kunden selektiert werden. Nach dem Klick auf den Button "Offene Posten zeigen" wird eine Übersichtstabelle gezeigt. Dargestellt sind die Rechnungsnummer, das Mitarbeiterkürzel, der Zeitpunkt (Monat/Jahr), der Kundenname, das Rechnungsdatum, das Datum der Erstellung der Rechnung, sowie der Betrag und der offene Betrag. Nachdem das Fälligkeitsdatum erreicht worden ist, wird der Betrag auch in der Spalte "Fällig" gezeigt.

In der untersten Zeile stehen die Gesamtsummen in Euro. Mit der Rechnungsnummer in der ersten Spalte ist der entsprechende Eintrag im Rechnungsjournal verlinkt.

5.3.1 Zahlungseingang eingeben

In der Spalte ganz rechts kann durch einen Klick auf den Link "Zahlung" eine Zahlung eingegeben werden. Dazu das Datum der Zahlung und den Betrag in das Formular eintragen und auf den Button "Zahlung eintragen" klicken. Vorgabewerte im Formular sind das aktuelle Datum und der noch ausstehende Betrag (Netto). Nach dem Absenden des Formulars zeigt eine Statusmeldung entweder die Restsumme oder die vollständige Bezahlung der Rechnung an.

5.4 Buchhaltung - Umsatz

(Skriptname: /cgi-admin/show_transaction_volume.cgi).
Mit diesem Skript kann der Umsatz pro Kunde oder pro Mitarbeiter ausgegeben werden. Der Aufruf des Skripts geschieht durch Anklicken des Links "Deckungsbeitrag" auf der Startseite im Menüpunkt "Buchhaltung".

Im Eingabeformular kann das Jahr und der Typ der Umsatzberechnung (pro Kunde oder pro Mitarbeiter) gewählt werden. Nach dem Klick auf den Button "Umsatz zeigen" wird die Übersichtstabelle dargestellt.
Anmerkung: Aufgrund der Euro-Umrechnung treten im Jahr 2001 kleine Differenzen zwischen den Gesamtsummen und der Gesamt-Prozentzahl auf.

5.4.1 Umsatz pro Kunde

Die im gewählten Jahr Kunden sind in alphabetischer Reihenfolge zeilenweise dargestellt. In den Spalten sind die Monate aufgetragen, dazu die Summe der Einträge im Jahr (YTD) und der prozentuale Anteil. Die Beträge in der Tabelle sind Links auf den entsprechenden Eintrag im Rechnungsjournal.

In den beiden untersten Zeilen stehen die Gesamtsummen in Euro und der prozentuale Anteil des Monats am Gesamtumsatz.

5.4.2 Umsatz pro Mitarbeiter

Die im gewählten Jahr angestellten Mitarbeiter sind in alphabetischer Reihenfolge zeilenweise dargestellt. In den Spalten sind die Monate aufgetragen, dazu die Summe der Einträge im Jahr (YTD) und der prozentuale Anteil.

In den beiden untersten Zeilen stehen die Gesamtsummen in Euro und der prozentuale Anteil des Monats am Gesamtumsatz. Falls fakturierte Zeiten noch keinem Mitarbeiter zugeordnet sind, werden sie in der Zeile "Sonstige" aufgeführt.

5.5 Buchhaltung - Deckungsbeitrag

(Skriptname: /cgi-admin/show_coverage_amount.cgi).
Mit diesem Skript kann der Deckungsbeitrag, also die Differenz zwischen Ertrag und Aufwand, ausgegeben werden. Der Aufruf des Skripts geschieht durch Anklicken des Links "Deckungsbeitrag" auf der Startseite im Menüpunkt "Buchhaltung".

Im Eingabeformular können eine oder mehrere Kunden und Auftragsnummern selektiert werden. Nach dem Klick auf den Button "Deckungsbeitrag zeigen" wird pro Auftrag eine Tabelle dargestellt. In der ersten Spalte steht die Rechnungsnummer (falls vorhanden), mit einem Klick hierauf wird der Eintrag der Rechnung im Rechnungsjournal gezeigt. In den anschließenden Spalten sind die Dauer, die Art (F = Faktura, I = Intern, RK = Reisekosten, Sonst = Sonstiges), das Mitarbeiterkürzel, die fakturierte Menge und der Postentyp (falls vorhanden) aufgeführt.

Der notwendige Aufwand berechnet sich bei geleisteten Zeiten als Produkt aus deren Dauer mit den Kosten eines Mitarbeiters pro Tag. Bei Reise- und sonstigen Kosten ist der Aufwand der Einkaufspreis multipliziert mit der Menge. In der Spalte Ertrag steht das Produkt aus Nettoeinzelpreis und Menge. Der Deckungsbeitrag berechnet sich aus der Differenz zwischen Ertrag und Aufwand. In der untersten Zeile der Tabelle ist die Summe über die Spalten Aufwand, Ertrag und Deckungsbeitrag ausgegeben.