Da auch Urlaubstage erfasst werden, hat jeder Mitarbeiter stets Überblick über den eigenen (genommenen und geplanten) Urlaub. Die Darstellung der Tätigkeiten aller Trendies ermöglicht ausserdem eine leichte Ressourcenplanung. Weiterhin gibt es für Projektleiter den Key-Account Zugang zur Darstellung aller Arbeiten für ein Projekt und zum Erstellen der zugehörigen Tätigkeitsberichte.
Im Drop-Down-Menü "Auftrag" sind alle derzeit laufenden Aufträge aufgeführt. Neue Aufträge werden eingepflegt, sobald der unterschriebene Auftrag bei Barbara vorliegt. Für alle e-trend-eigenen Tätigkeiten (Urlaub, Sonderurlaub, Kranktage, Vertrieb und auch interne Arbeit) ist der Auftrag A99999-99999-99 vorgesehen, für alle anderen, zu fakturierenden Arbeitszeiten ist die entsprechende Auftragsnummer zu wählen.
Bei der Art der Tätigkeit unterscheidet UMTS zwischen den fakturierbaren Zeiten ("Faktura"), nicht-fakturierbarer Arbeitszeit ("Intern"), im Vertrieb geleisteter Arbeit ("Vertrieb"), sowie Kranktagen, Urlaub, geplanter Urlaub und Sonderurlaub.
Alle Zeiten werden in Stunden (Std) eingegeben. Wenn der Kunde in Manntagen abrechnet, werden diese Zeiten für den Tätigkeitsbericht von UMTS automatisch in Manntage (MT) umgerechnet. Dabei gilt üblicherweise die folgende Regel:
Urlaubs- und Kranktage können dabei nur als halbe oder ganze Tage, also mit 4 bzw. 8 Std eingetragen werden.
Samstage, Sonntage und Feiertage müssen nicht eingegeben werden, es sei denn, an diesen Tagen wurde tatsächlich gearbeitet. Falls ein Eintrag "Feiertag" auf dem Tätigkeitsbericht für den Kunden erwünscht ist, kann man als Dauer "0" und als Art "Faktura" wählen,sowie als Tätigkeit "Feiertag" eintragen.
Nach der Eingabe des Ortes und der Beschreibung der Tätigkeit an dem gewählten Tag erfolgt durch einen Klick auf "Speichern" das Sichern der Arbeitsdaten im UMTS-Programm.
Unter dem Eingabeformular zeigt eine Tabelle die Summe der geleisteten Stunden an jedem Tag des Monats. Um einen schnellen Überblick zu bekommen und eventuelle falsche Eingaben zu erkennen, sind diese Einträge farblich hinterlegt (Je intensiver das Orange, desto mehr Stunden wurden geleistet.).
In der nächsten Tabelle sind zur Übersicht die gesamten Monatsdaten dargestellt. Die jeweiligen Einträge können (solange sie noch nicht abgeschlossen sind) durch einen Klick auf "L" gelöscht, sowie mit "E" editiert werden.
In einer dritten Tabelle sind die Daten des gewählten Zeitraums geordnet nach Kalenderwoche und Projekten aufgeführt. Dabei wird die gesamte für das Projekt eingesetzte Arbeitszeit ausgegeben. Falls es sich um Faktura-Daten handelt, kann der Tätigkeitsbericht für die jeweilige Woche erstellt werden.
Durch einen Klick auf "TB" zeigt das UMTS-Programm zunächst die Auftragsdaten und Tätigkeiten an, wie sie auf dem Tätigkeitsbericht erscheinen werden. Falls der Kunde in Manntagen abrechnet, erfolgt hier die automatisch die Umrechnung von Stunden in Manntage - im Ausnahmefall (wenn mit dem Kunden eine spezielle Abmachung getroffen wurde) können die gezeigten Manntage von den internen Berechnungen abweichen! Sind diese Daten korrekt, so wird der Tätigkeitsbericht im PDF-Format generiert ("Bericht erstellen"). Der Name dieser Datei ist dabei durch Mitarbeiterkürzel, Zeitraum und Auftragsnummer vorgegeben: TB_(Kürzel)_(Jahr)-(Monat)-(Kalenderwoche)_(Auftragsnummer).pdf . Diese Datei kann im Browser direkt dargestellt und ausgedruckt werden, oder mit einem Klick mit der rechten Maustaste ("Link speichern unter") abgespeichert werden.
Am Ende jedes Monats hat jeder
Trendie die Aufgabe, seine Daten in UMTS "abzuschliessen", d.h. zu
markieren dass die Dateneingabe für diesen Monat beendet ist. Bei
Faktura-Projekten wird durch diesen Klick auch die Faktura-Mail
initiiert, die dann den Ausgangspunkt für die Erstellung der Rechnung
an den Kunden bildet. Falls der Kunde in Manntagen abrechnet, erfolgt
hier die automatisch die Umrechnung von Stunden in Manntage - im
Ausnahmefall (wenn mit dem Kunden eine spezielle Abmachung getroffen
wurde) können die gezeigten Manntage von den internen Berechnungen
abweichen!
Der Link befindet sich unten auf der Eingabeseite zum Menüpunkt
"Daten erfassen".
In allen Menüs gelangt man über die Links "Anderen Zeitpunkt wählen" und "Zur Einstiegsseite" wieder zurück auf das erste Auswahlmenü bzw. die UMTS-Einstiegsseite.
Für die Ausgabe aller Tätigkeiten eines Monats, selektiert man im gezeigten Auswahlmenü zuerst den gewünschten Zeitraum. Nach einem Klick auf "Tätigkeiten zeigen" wird dann eine Tabelle mit den allen für diesen Monat eingegebenen Daten angezeigt.
Über die Links "Anderen Zeitpunkt wählen" und "Zur Einstiegsseite" gelangt man wieder zurück auf das erste Auswahlmenü bzw. die UMTS-Einstiegsseite.
Im Menüpunkt "Urlaubsdaten ausgeben" gibt das UMTS-Programm eine Tabelle aller Urlaubsdaten für das aktuelle Jahr und (falls vorhanden) auch für Folgejahre aus. Der Urlaubsanspruch wird von den UMTS-Administratoren eingetragen. (Bei neuen UMTS-Nutzern ist dieser Wert eventuell noch 0 - der wirkliche Urlaubsanspruch wird sobald wie möglich nachgetragen.) Die Summe aus Jahresurlaub und dem Resturlaub des Vorjahres ergibt dabei den Gesamturlaub, abzüglich des genommenen Urlaubs erhält man den Resturlaub. Auch die Anzahl der geplanten Urlaubstage ist in dieser Tabelle eingetragen.
In der zweiten Tabelle sind alle Urlaubsdaten dargestellt. Der zu nehmende Urlaub zwischen Weihnachten und Neujahr ist dabei bereits eingetragen.
An dieser Stelle kann auch der geplante Urlaub der Vergangenheit durch einen Klick in Urlaub umgewandelt werden.
Unter dem Menüpunkt "Tätigkeiten aller Mitarbeiter ausgeben" erhält man nach Auswahl des Zeitraums eine tabellarische Übersicht über die bisherigen und geplanten Tätigkeitsarten aller e-trend-Mitarbeiter. Die Verfügbarkeiten aller Trendies sind visualisiert, um eine einfache Ressourcenplanung zu ermöglichen.
Für (Teil-)Projektleiter gibt es den so genannten Key-Account-Zugang, der ihnen einen Überblick über die geleisteten Arbeiten verschafft.
Angezeigt wird dann zunächst ein Überblick der Projektdaten und der aktuelle Kontingentstand. Darunter befindet sich eine Ausgabe aller eingegebenen Daten zu diesem Projekt entsprechend der angegebenen Auswahl (Zeitraum, Art, Mitarbeiter). Direkt unter dieser Tabelle kann durch einen Klick auf den Button "TB dieser Daten erstellen" ein Tätigkeitsbericht der gezeigten Einträge im PDF-Format erzeugt werden.
Angezeigt wird dann die Summe der MT zum Ende der gewählten Kalenderwoche, aufgeschlüsselt nach den jeweiligen Auftragsnummern mit ihrer Auftragsbezeichnung, sowie die Summe über alle Auftragsdaten der Projektgruppe. Unterhalb der Tabelle befindet sich zudem ein Link mit dem ein Kontingentstandsbericht im PDF-Format erstellt werden kann. Die Sprache des Berichts (englisch oder deutsch) wird dabei je nach der Einstellung für den jeweiligen Kunden gesetzt.